Overser vi kraften av en tilbakemelding? Er tilbakemeldinger byggende eller brytende?
Tilbakemeldinger kan oppleves både oppbyggende og nedbrytende.
Måten vi gir og mottar tilbakemeldinger på, har stor betydning for hvordan vi har det og hvordan vi føler oss. Det kan også ha en innvirkning på hvordan den enkelte engasjerer seg i teamet. En god tilbakemelding har flere kjennetegn som bidrar til å skape en konstruktiv og positiv kommunikasjon.
Arbeidslivet blir stadig mer teamorientert. I team er det en gjensidig avhengighet mellom teamets medlemmer for måloppnåelse. Det er vesentlig at vi legger til rette for en sunn tilbakemeldingskultur. Hensikten er fremme et støttende og produktivt arbeidsmiljø som bidrar til personlig og profesjonell vekst både for teamet samlet for menneskene som er en del av teamet.
Om tilbakemeldingen oppleves byggende eller brytende handler både om hvordan den gis og hvordan den mottas.
Å gi og ta imot konstruktive tilbakemeldinger
Vi kan med fordel trene på å både gi og ta imot tilbakemeldinger. Det er en kunst å kunne motta tilbakemeldinger på en slik måte at de kan bidra til vekst og utvikling istedet for å bryte ned.
Noe å tenke på nårt du skal gi tilbakemeldinger:
Konstruktiv: en god tilbakemelding er konstruktiv og hjelpsom
Spesifikk: tilbakemeldingen bør være så konkret som mulig
Objektiv: tilbakemelding bør være objektiv og baseres på fakta og observasjoner
Balansert: en balansert tilbakemelding tar hensyn til mottakers styrker og utviklingsområder, noe som gir en mer helhetlig og realistisk vurdering
Kommuniserende: tilbakemeldingen bør være en toveis kommunikasjon. Gi mottaker mulighet til å uttrykke sine tanker, spørsmål eller bekymringer om tilbakemeldingen
Noe å tenke på når du skal ta imot tilbakemeldinger:
Vær åpen og lyttende: lytt uten å forsvare eller avbryte
Hold følelsene i «sjakk»: selv om tilbakemeldingen kan være utfordrende å høre, forsøk å holde følelser under kontroll
Still avklarende spørsmål: still kontrollerende spørsmål. “På bakgrunn av det du sier nå forstår jeg det som …… har jeg forstått det riktig?”
Unngå umiddelbare reaksjoner: hvis tilbakemeldingen er overraskende eller følelsesmessig ladet, kan det være lurt at du gir deg selv litt tid å reflektere
Vis takknemlighet og fokuser på vekst: vis at du setter pris på tilbakemeldingen og se på den som en mulighet for vekst
Hvem skal gi tilbakemeldingene og hvor ofte?
Undersøkelser viser at konstruktive tilbakemeldinger bidrar til utvikling dersom de gis ofte nok og til riktig tid. Det er lite hensiktsmessig å kun gi tilbakemeldinger i den årlige medarbeidersamtalen. Dersom det oppleves at tilbakemeldinger kommer for sjeldent har det liten eller ingen effekt.
Frekvens
Det er ingen fasit på hvor ofte man skal gi tilbakemeldinger. Men timingen må være riktig for at tilbakemeldingen skal ha effekt.
Hvem gir tilbakemelding
Legg til rette for at tilbakemeldinger kan gå på tvers i teamet, ikke bare mellom leder og medarbeider. På den måten kan tilbakemelding blir en naturlig del av arbeidsprosessen i teamet ditt.
Tren
Jo mer vi trener og praktiserer på å gi og motta tilbakemeldinger, jo mer komfortable blir vi. Med en god tilbakemeldingskultur kan teamet og teamets medlemmer utvikles både faglig og personlig. Bruk gjerne en fasilitator når dere trener.